Datenschutzerklärung

Google Kalender und Google API-Daten

SmartVoiceAI bietet Nutzern die Möglichkeit, ihren Google Kalender mit der Anwendung zu verbinden. Die Autorisierung erfolgt über das OAuth-2.0-Verfahren von Google.

SmartVoiceAI verwendet ausschließlich die vom Nutzer autorisierten Google-Kalenderberechtigungen, die für die Terminverwaltung erforderlich sind. Der Zugriff ist auf Termine in Kalendern beschränkt, die dem authentifizierten Nutzer selbst gehören.

Im Rahmen der Kalenderintegration kann SmartVoiceAI insbesondere folgende Google-Kalenderdaten verarbeiten:

• Start- und Endzeiten bestehender Termine,
• Termin- und Kalenderinformationen, soweit diese zur Ermittlung der Verfügbarkeit erforderlich sind,
• Titel und Beschreibungen von Terminen, soweit diese zur Identifikation eines über SmartVoiceAI verwalteten Termins erforderlich sind,
• von SmartVoiceAI erstellte Termininformationen,
• technische OAuth-Zugriffsdaten wie Access Tokens und Refresh Tokens.

SmartVoiceAI verwendet diese Daten ausschließlich zur Bereitstellung der vom Nutzer gewünschten Terminverwaltungsfunktionen. Dazu gehören insbesondere:

• Prüfung, ob ein gewünschter Termin verfügbar ist,
• Ermittlung und Bereitstellung alternativer verfügbarer Terminzeiten,
• Erstellung neuer Termine nach ausdrücklicher Bestätigung,
• Identifikation bestehender über SmartVoiceAI verwalteter Termine,
• Verschiebung und Aktualisierung bestehender Termine.

Google-Kalenderdaten werden nicht für Werbung, personalisierte Werbung, Profiling, Bonitätsbewertung, Datenhandel oder andere mit der Terminverwaltung nicht zusammenhängende Zwecke verwendet.

Soweit Google-Kalenderdaten lediglich zur Verfügbarkeitsprüfung abgerufen werden, erfolgt die Verarbeitung grundsätzlich temporär im Rahmen der jeweiligen Anfrage. Bestehende Google-Kalendertermine werden von SmartVoiceAI nicht dauerhaft als separate Kopie gespeichert, sofern dies nicht für die ausdrücklich bereitgestellte Terminverwaltungsfunktion erforderlich ist.

OAuth Access Tokens und Refresh Tokens werden serverseitig verschlüsselt gespeichert. Die Übertragung von Daten erfolgt über verschlüsselte HTTPS/TLS-Verbindungen. Der Zugriff auf produktive Systeme, Datenbanken, OAuth-Tokens, API-Schlüssel und Verschlüsselungs-Keys ist auf autorisierte Personen und technische Systeme beschränkt. Zugangsdaten und Verschlüsselungs-Keys werden nicht öffentlich zugänglich im Frontend gespeichert.

OAuth Access Tokens und Refresh Tokens werden nicht an OpenAI oder andere KI-Modellanbieter übermittelt.

Für die KI-gestützte Bearbeitung einer Terminfrage können ausschließlich die für die jeweilige Nutzeranfrage erforderlichen Informationen verarbeitet werden. Dazu können beispielsweise die gewünschte Dienstleistung, der gewünschte Termin, Name und Telefonnummer sowie aus der Kalenderprüfung abgeleitete Informationen wie „verfügbar“, „nicht verfügbar“ oder mögliche alternative Terminzeiten gehören.

Bestehende vollständige Google-Kalenderinhalte werden nicht zum Zweck des allgemeinen KI-Trainings an KI-Anbieter übermittelt.

SmartVoiceAI verwendet Google-Workspace-Daten oder daraus abgeleitete Daten nicht zur Entwicklung, zum Training oder zur Verbesserung allgemeiner künstlicher Intelligenz- oder Machine-Learning-Modelle. Google-Nutzerdaten werden auch nicht an Dritte übermittelt, damit diese solche allgemeinen Modelle damit trainieren oder verbessern.

Eine Übermittlung von Daten an technische Dienstleister erfolgt nur, soweit dies zur Bereitstellung einer vom Nutzer angeforderten SmartVoiceAI-Funktion erforderlich ist und im Einklang mit den anwendbaren Datenschutz- und Google-Nutzerdatenrichtlinien erfolgt.

SmartVoiceAI erstellt keine personenbezogenen Werbeprofile aus Google-Kalenderdaten und verkauft oder vermietet weder rohe noch aggregierte oder anonymisierte Google-Nutzerdaten.

Die Nutzung von Informationen, die SmartVoiceAI über Google Workspace APIs erhält, erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited Use Requirements.

The use of information received from Google Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Nutzer können die Verbindung zwischen SmartVoiceAI und ihrem Google-Konto jederzeit über ihr Google-Konto widerrufen oder die Löschung der bei SmartVoiceAI gespeicherten Google-Verbindungsdaten verlangen.

Nach der Beendigung der Google-Kalenderverbindung bzw. nach einer berechtigten Löschungsanfrage werden die bei SmartVoiceAI gespeicherten OAuth-Tokens gelöscht und der weitere Zugriff auf den Google Kalender beendet, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Einsatz von künstlicher Intelligenz / OpenAI

SmartVoiceAI verwendet für die Verarbeitung natürlicher Sprache externe KI-Modelle des Anbieters OpenAI. SmartVoiceAI betreibt kein eigenes großes Sprachmodell, sondern nutzt die OpenAI API, um Anfragen von Anrufern oder Nutzern zu verstehen, Antworten zu formulieren und Terminwünsche strukturiert zu verarbeiten.

Im Rahmen dieser Verarbeitung können insbesondere folgende Informationen an OpenAI übermittelt werden:

• vom Nutzer oder Anrufer eingegebene oder gesprochene Inhalte,
• gewünschte Dienstleistungen,
• gewünschte Termine oder Zeiträume,
• Name und Telefonnummer, sofern diese im Gespräch angegeben werden,
• zur Bearbeitung der Anfrage erforderliche Verfügbarkeitsinformationen,
• sonstige Informationen, die zur Beantwortung der konkreten Anfrage erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung der vom Nutzer angeforderten SmartVoiceAI-Funktionen, insbesondere zur automatisierten Beantwortung von Anfragen, zur Erkennung und Strukturierung von Terminwünschen und zur Unterstützung bei der Terminverwaltung.

OAuth Access Tokens, OAuth Refresh Tokens und sonstige Google-Zugangsdaten werden nicht an OpenAI übermittelt.

SmartVoiceAI verwendet die OpenAI API nicht zum Training eigener KI-Modelle mit Google-Workspace-Daten oder anderen Kundendaten.

SmartVoiceAI aktiviert keine freiwillige Datenfreigabe an OpenAI zum Training oder zur Verbesserung allgemeiner OpenAI-Modelle für Daten, die im Rahmen der SmartVoiceAI-Dienste verarbeitet werden.

Nach den für die OpenAI API geltenden Datenrichtlinien werden API-Eingaben und -Ausgaben standardmäßig nicht zum Training oder zur Verbesserung allgemeiner OpenAI-Modelle verwendet, sofern keine ausdrückliche Datenfreigabe aktiviert wurde. Je nach verwendeter API-Funktion können Daten zeitlich begrenzt für Sicherheits- und Missbrauchspräventionszwecke durch OpenAI verarbeitet beziehungsweise gespeichert werden.

Die Übertragung an OpenAI erfolgt über verschlüsselte Verbindungen. OpenAI wird ausschließlich als technischer Dienstleister zur Bereitstellung der KI-gestützten SmartVoiceAI-Funktionen eingesetzt.

Einsatz technischer Dienstleister

Zur Bereitstellung von SmartVoiceAI können technische Dienstleister eingesetzt werden. Dazu gehören insbesondere Anbieter für Hosting, Datenbanken, Telefonie, Sprachverarbeitung, KI-Verarbeitung und Kalenderintegration.

Je nach verwendeter Konfiguration können insbesondere folgende Arten von Dienstleistern beteiligt sein:

• Hosting- und Serveranbieter zur Bereitstellung der Anwendung und Datenbank,
• Google zur Bereitstellung der Google-Kalenderintegration und OAuth-Authentifizierung,
• OpenAI zur KI-gestützten Verarbeitung natürlicher Sprache,
• Telefonie-, Sprach- oder Voice-Agent-Anbieter zur technischen Abwicklung und Verarbeitung von Anrufen.

Personenbezogene Daten und Google-Nutzerdaten werden nur insoweit an technische Dienstleister übermittelt, wie dies zur Bereitstellung der jeweiligen vom Nutzer angeforderten Funktion erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Google-Nutzerdaten werden nicht verkauft, an Datenhändler oder Werbeplattformen weitergegeben oder für Werbezwecke verwendet.