Datenschutzerklärung

Salonprofile und technische Konfigurationsdaten

Zur Einrichtung und Bereitstellung der SmartVoiceAI-Dienste wird für den jeweiligen Salon als Kunden ein Datensatz in der Backend-Datenbank gespeichert. Dieser enthält folgende Angaben:

• Interne Kunden-ID (customer_id): Kennung zur Zuordnung des Salons und seiner Konfiguration im Backend.
• Tatsächlicher Salonname: Name des Betriebs zur Identifikation des Salons und zur Anpassung des Assistenten.
• Google Refresh Token: Technisches OAuth-Zugriffsdatum zur Erneuerung von Access Tokens im Rahmen einer fortbestehenden Google-Autorisierung.
• Google Access Token: Zeitlich begrenztes OAuth-Zugriffsdatum für autorisierte Aufrufe der Google-Kalender-API.
• Google Token Expiry: Ablaufzeitpunkt des Google Access Tokens zur Prüfung seiner Gültigkeit und zur rechtzeitigen Erneuerung.
• Google Calendar ID: Kennung des angebundenen Google Kalenders zur Zuordnung der Terminverwaltung.
• Zeitzone (Timezone): Einstellung zur korrekten Verarbeitung von Öffnungszeiten und Terminen in der lokalen Zeit des Salons.
• Öffnungszeiten (Opening Hours): Vom Salon hinterlegte Öffnungszeiten für Auskünfte und die Berücksichtigung bei der Terminverwaltung.
• Dienstleistungen (Services): Vom Salon hinterlegte Leistungen für passende Auskünfte und die Bearbeitung von Terminwünschen.
• Anrufmodus (Call Mode): Einstellung für direkte Terminbuchung oder den Backup-Modus mit Anfrage und Freigabe.
• Mitarbeiter-API-Schlüssel-Hash (Employee API Key Hash): Hashwert zur Prüfung berechtigter Mitarbeiterzugriffe; in diesem Datenfeld wird nicht der API-Schlüssel im Klartext gespeichert.
• Twilio-Rufnummer (Twilio Number): Dem Salon zugeordnete Telefonierufnummer für die technische Zuordnung und Abwicklung der Telefonassistenz.

Die Angaben werden vom Salon bereitgestellt, bei der Einrichtung festgelegt oder im Rahmen der Google-Autorisierung und der technischen Konfiguration erzeugt beziehungsweise übernommen. Sie beziehen sich auf den Salon als SmartVoiceAI-Kunden und sind von Daten seiner Anrufer oder Termininteressenten zu unterscheiden.

Soweit diese Angaben einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugeordnet werden können, werden sie als personenbezogene Daten verarbeitet. Dies kann insbesondere bei Einzelunternehmen und personenbezogenen Kalenderkonten der Fall sein. Die Verwendung einer internen Kunden-ID allein stellt keine Anonymisierung dar.

Zwecke der Salon- und Konfigurationsverwaltung

Die Daten dienen der Zuordnung und Verwaltung des Salon-Zugangs, der Anpassung der Telefonassistenz an den jeweiligen Betrieb und der Bereitstellung des gewählten Anrufmodus. Salonname, Öffnungszeiten und Dienstleistungen ermöglichen passende Auskünfte; Zeitzone und Kalenderzuordnung unterstützen die korrekte Bearbeitung von Terminwünschen.

OAuth-Tokens und ihr Ablaufzeitpunkt werden für die autorisierte Google-Kalenderverbindung und die Erneuerung des Zugriffs verwendet. Der Mitarbeiter-API-Schlüssel-Hash dient der Authentifizierung berechtigter Mitarbeiterzugriffe. Die Twilio-Rufnummer ermöglicht die Zuordnung der Telefonassistenz zum richtigen Salon.

Die für eine vereinbarte Funktion erforderlichen Angaben müssen bereitgestellt werden, damit diese Funktion genutzt werden kann. Ohne Google-Autorisierung sind beispielsweise keine Zugriffe auf den Google Kalender möglich.

Webseiten-Assistent

Der SmartVoice Guide auf dieser Website beantwortet Fragen anhand hinterlegter Website-Informationen direkt im Browser. Die eingegebenen Chatnachrichten werden durch diese Chatfunktion nicht an SmartVoiceAI-Server, OpenAI oder andere KI-Anbieter übermittelt und nicht in Cookies, Local Storage oder Session Storage gespeichert. Der Chat hat keinen Zugriff auf Kalender, Dashboard-Konten oder Kundendaten und führt keine Terminbuchungen durch.

Der Verlauf wird nur im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite vorgehalten und beim Neuladen, Verlassen der Seite oder über „Chat neu starten“ verworfen. Bitte geben Sie keine Zugangsdaten oder sensiblen personenbezogenen Informationen in den Chat ein. Für eine Kontaktanfrage verwenden Sie bitte das separate Kontaktformular; für dieses gelten die oben beschriebenen Informationen zu Kontaktanfragen.

Google Kalender und Google API-Daten

SmartVoiceAI bietet Nutzern die Möglichkeit, ihren Google Kalender mit der Anwendung zu verbinden. Die Autorisierung erfolgt über das OAuth-2.0-Verfahren von Google.

SmartVoiceAI verwendet ausschließlich die vom Nutzer autorisierten Google-Kalenderberechtigungen, die für die Terminverwaltung erforderlich sind. Der Zugriff ist auf Termine in Kalendern beschränkt, die dem authentifizierten Nutzer selbst gehören.

Im Rahmen der Kalenderintegration kann SmartVoiceAI insbesondere folgende Google-Kalenderdaten verarbeiten:

• Start- und Endzeiten bestehender Termine,
• Termin- und Kalenderinformationen, soweit diese zur Ermittlung der Verfügbarkeit erforderlich sind,
• Titel und Beschreibungen von Terminen, soweit diese zur Identifikation eines über SmartVoiceAI verwalteten Termins erforderlich sind,
• von SmartVoiceAI erstellte Termininformationen,
• technische OAuth-Zugriffsdaten wie Access Tokens, Refresh Tokens und den Ablaufzeitpunkt des Access Tokens,
• die Kennung des angebundenen Google Kalenders (Google Calendar ID).

SmartVoiceAI verwendet diese Daten ausschließlich zur Bereitstellung der vom Nutzer gewünschten Terminverwaltungsfunktionen. Dazu gehören insbesondere:

• Prüfung, ob ein gewünschter Termin verfügbar ist,
• Ermittlung und Bereitstellung alternativer verfügbarer Terminzeiten,
• Erstellung neuer Termine nach ausdrücklicher Bestätigung,
• Identifikation bestehender über SmartVoiceAI verwalteter Termine,
• Verschiebung und Aktualisierung bestehender Termine.

Google-Kalenderdaten werden nicht für Werbung, personalisierte Werbung, Profiling, Bonitätsbewertung, Datenhandel oder andere mit der Terminverwaltung nicht zusammenhängende Zwecke verwendet.

Soweit Google-Kalenderdaten lediglich zur Verfügbarkeitsprüfung abgerufen werden, erfolgt die Verarbeitung grundsätzlich temporär im Rahmen der jeweiligen Anfrage. Bestehende Google-Kalendertermine werden von SmartVoiceAI nicht dauerhaft als separate Kopie gespeichert, sofern dies nicht für die ausdrücklich bereitgestellte Terminverwaltungsfunktion erforderlich ist.

OAuth Access Tokens und Refresh Tokens werden serverseitig verschlüsselt gespeichert. Der Ablaufzeitpunkt des Access Tokens und die Google Calendar ID werden zusammen mit der Kalenderkonfiguration dem jeweiligen Salon zugeordnet. Solange die Autorisierung besteht, kann der Refresh Token zur Erneuerung eines abgelaufenen Access Tokens verwendet werden. Der Ablauf eines Access Tokens allein bedeutet daher nicht die Löschung des Salonprofils oder das Ende der Kalenderverbindung.

Die Übertragung von Daten erfolgt über verschlüsselte HTTPS/TLS-Verbindungen. Der Zugriff auf produktive Systeme, Datenbanken, OAuth-Tokens, API-Schlüssel und Verschlüsselungs-Keys ist auf autorisierte Personen und technische Systeme beschränkt. Zugangsdaten und Verschlüsselungs-Keys werden nicht öffentlich zugänglich im Frontend gespeichert.

OAuth Access Tokens und Refresh Tokens werden nicht an OpenAI oder andere KI-Modellanbieter übermittelt.

Für die KI-gestützte Bearbeitung einer Terminfrage können ausschließlich die für die jeweilige Nutzeranfrage erforderlichen Informationen verarbeitet werden. Dazu können beispielsweise die gewünschte Dienstleistung, der gewünschte Termin, Name und Telefonnummer sowie aus der Kalenderprüfung abgeleitete Informationen wie „verfügbar“, „nicht verfügbar“ oder mögliche alternative Terminzeiten gehören.

Bestehende vollständige Google-Kalenderinhalte werden nicht zum Zweck des allgemeinen KI-Trainings an KI-Anbieter übermittelt.

SmartVoiceAI verwendet Google-Workspace-Daten oder daraus abgeleitete Daten nicht zur Entwicklung, zum Training oder zur Verbesserung allgemeiner künstlicher Intelligenz- oder Machine-Learning-Modelle. Google-Nutzerdaten werden auch nicht an Dritte übermittelt, damit diese solche allgemeinen Modelle damit trainieren oder verbessern.

Eine Übermittlung von Daten an technische Dienstleister erfolgt nur, soweit dies zur Bereitstellung einer vom Nutzer angeforderten SmartVoiceAI-Funktion erforderlich ist und im Einklang mit den anwendbaren Datenschutz- und Google-Nutzerdatenrichtlinien erfolgt.

SmartVoiceAI erstellt keine personenbezogenen Werbeprofile aus Google-Kalenderdaten und verkauft oder vermietet weder rohe noch aggregierte oder anonymisierte Google-Nutzerdaten.

Die Nutzung von Informationen, die SmartVoiceAI über Google Workspace APIs erhält, erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited Use Requirements.

The use of information received from Google Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Nutzer können die Verbindung zwischen SmartVoiceAI und ihrem Google-Konto jederzeit über ihr Google-Konto widerrufen oder die Löschung der bei SmartVoiceAI gespeicherten Google-Verbindungsdaten verlangen.

Nach der Beendigung der Google-Kalenderverbindung bzw. nach einer berechtigten Löschungsanfrage werden die bei SmartVoiceAI gespeicherten OAuth-Tokens gelöscht und der weitere Zugriff auf den Google Kalender beendet. Die Aufbewahrung anderer Geschäfts- oder Vertragsdaten wird davon getrennt beurteilt; sie berechtigt nicht zur Fortsetzung eines widerrufenen Kalenderzugriffs.

Einsatz von künstlicher Intelligenz / OpenAI

SmartVoiceAI verwendet für die Verarbeitung natürlicher Sprache externe KI-Modelle des Anbieters OpenAI. SmartVoiceAI betreibt kein eigenes großes Sprachmodell, sondern nutzt die OpenAI API, um Anfragen von Anrufern oder Nutzern zu verstehen, Antworten zu formulieren und Terminwünsche strukturiert zu verarbeiten.

Im Rahmen dieser Verarbeitung können insbesondere folgende Informationen an OpenAI übermittelt werden:

• vom Nutzer oder Anrufer eingegebene oder gesprochene Inhalte,
• gewünschte Dienstleistungen,
• gewünschte Termine oder Zeiträume,
• Name und Telefonnummer, sofern diese im Gespräch angegeben werden,
• zur Bearbeitung der Anfrage erforderliche Verfügbarkeitsinformationen,
• sonstige Informationen, die zur Beantwortung der konkreten Anfrage erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung der vom Nutzer angeforderten SmartVoiceAI-Funktionen, insbesondere zur automatisierten Beantwortung von Anfragen, zur Erkennung und Strukturierung von Terminwünschen und zur Unterstützung bei der Terminverwaltung.

OAuth Access Tokens, OAuth Refresh Tokens und sonstige Google-Zugangsdaten werden nicht an OpenAI übermittelt.

SmartVoiceAI verwendet die OpenAI API nicht zum Training eigener KI-Modelle mit Google-Workspace-Daten oder anderen Kundendaten.

SmartVoiceAI aktiviert keine freiwillige Datenfreigabe an OpenAI zum Training oder zur Verbesserung allgemeiner OpenAI-Modelle für Daten, die im Rahmen der SmartVoiceAI-Dienste verarbeitet werden.

Nach den für die OpenAI API geltenden Datenrichtlinien werden API-Eingaben und -Ausgaben standardmäßig nicht zum Training oder zur Verbesserung allgemeiner OpenAI-Modelle verwendet, sofern keine ausdrückliche Datenfreigabe aktiviert wurde. Je nach verwendeter API-Funktion können Daten zeitlich begrenzt für Sicherheits- und Missbrauchspräventionszwecke durch OpenAI verarbeitet beziehungsweise gespeichert werden.

Die Übertragung an OpenAI erfolgt über verschlüsselte Verbindungen. OpenAI wird ausschließlich als technischer Dienstleister zur Bereitstellung der KI-gestützten SmartVoiceAI-Funktionen eingesetzt.

Einsatz technischer Dienstleister

Zur Bereitstellung von SmartVoiceAI können technische Dienstleister eingesetzt werden. Dazu gehören insbesondere Anbieter für Hosting, Datenbanken, Telefonie, Sprachverarbeitung, KI-Verarbeitung und Kalenderintegration.

Je nach verwendeter Konfiguration können insbesondere folgende Arten von Dienstleistern beteiligt sein:

• Hosting- und Serveranbieter zur Bereitstellung der Anwendung und Datenbank,
• Google zur Bereitstellung der Google-Kalenderintegration und OAuth-Authentifizierung,
• OpenAI zur KI-gestützten Verarbeitung natürlicher Sprache,
• Twilio zur Bereitstellung und technischen Abwicklung der dem Salon zugeordneten Telefonierufnummer,
• gegebenenfalls weitere Telefonie-, Sprach- oder Voice-Agent-Anbieter zur technischen Abwicklung und Verarbeitung von Anrufen.

Personenbezogene Daten und Google-Nutzerdaten werden nur insoweit an technische Dienstleister übermittelt, wie dies zur Bereitstellung der jeweiligen vom Nutzer angeforderten Funktion erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Google-Nutzerdaten werden nicht verkauft, an Datenhändler oder Werbeplattformen weitergegeben oder für Werbezwecke verwendet.

Informationen zu Twilios Datenverarbeitung und vertraglichen Datenschutzregelungen sind in den Datenschutzhinweisen von Twilio und im Twilio Data Protection Addendum abrufbar. Diese Hinweise ersetzen nicht die Informationen zu den konkreten Verarbeitungen durch SmartVoiceAI.

Speicherdauer und Löschung der Salonprofile

Die Speicherdauer richtet sich nach der Dauer der Nutzung und der Erforderlichkeit für die Bereitstellung und Abwicklung der vereinbarten SmartVoiceAI-Dienste. Personenbezogene Salon- und Konfigurationsdaten werden gelöscht, sobald sie dafür nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen Rechtsgründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Nach Beendigung der Nutzung ist für die einzelnen Datenarten zu prüfen, ob eine weitere Aufbewahrung erforderlich ist. Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen gelten nicht pauschal für alle technischen Zugangsdaten. Für die Beendigung des Google-Kalenderzugriffs und die Löschung der OAuth-Tokens gelten zusätzlich die oben beschriebenen Regelungen zur Kalenderverbindung.

Anfragen zur Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten und zur Beendigung der Kalenderverbindung können an elias@smartvoiceai.at gerichtet werden.

Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Salon- und Konfigurationsdaten werden nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet, soweit dies für einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen mit der betroffenen Person erforderlich ist.

Für die Betreuung von Ansprechpartnern eines Unternehmens sowie für erforderliche Maßnahmen zum sicheren Betrieb und zur Zugriffskontrolle kommt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Betracht. Die berechtigten Interessen sind die Bereitstellung und der Schutz der Dienste; entgegenstehende überwiegende Interessen und Rechte betroffener Personen sind zu berücksichtigen.

Gesetzlich vorgeschriebene Verarbeitungen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; diese Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.